5, sisitem informasi manajemen, anggia putri rahayu, hapzi ali, sumber daya komputasi & komunikasi, mercu buana, 2018

SUMBER DAYA KOMPUTASI DAN KOMUNIKASI

Dengan adanya sumber komputasi maka komunikasi pun berjalan. Dengan adanya jaringan-jaringan para manajer dapat mengunakan waktunya secara efektif dan efisien khususnya dalam pengambilan keputusan yang akurat dan tepat. Komunikasi membutuhkan standar karena berbagai perusahaan peranti keras komputerdan telepon harus mempunyai penyajian data yang sama dan dapat dipahami disepanjak pergerakan media komunikasi. Untuk mencapai komunikasi yang baiok maka dari sumber komputasi harus memilki alat-alat yang cepat, dan aman.

ANALISIS SISTEM

1.    Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan evaluasi komponen dan hubungan timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi masalah, tujuan, kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem; ditambah identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi yang berpotensi.

2.    Fase analisis sistem adalah fase profesional sistem melakukan kegiatan analisis sistem.

3.    Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu landasan untuk membentuk suatu tim proyek sistem dan memulai fase analisis sistem.

4.    Tim proyek sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan untuk mengembangkan suatu sistem baru.

5.    Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada fase ini. Profesional sistem mewawancarai calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang bersangkutan untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan kebutuhan pemakai.

6.    Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan mungkin tidak diketahui secara penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk memungkinkan berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.

7.    Pada akhir fase analisis sistem, laporan analisis sistem disiapkan. Laporan ini berisi penemuan-penemuan dan rekomendasi. Bila laporan ini disetujui, tim proyek sistem siap untuk memulai fase perancangan sistem secara umum. Bila laporan tidak disetujui, tim proyek sistem harus menjalankan analisis tambahan sampai semua peserta setuju.

PENGEMBANGAN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI METODE ALTERNATIF

Pengembangan sistem metode alternatif dapat berupa pengembangan sistem metode :

1) Paket (Package)

Ketersediaan paket harus diperiksa, apakah paket harus dibeli atau mengembangkan STI sendiri.

Kelebihan

         Kualitas paket yang baik

         Dapat digunakan sketika

         Harga paket relative murah

         Dapat digunakan untuk rekayasa ulang proses bisnis

         Kompatibel dengan sesame oengguna paket

Kelemahan

         Tidak sesuai untuk aplikasi yang unik

         Perbaikan, modifikasi dan pengembangan paket sulit dikerjakan sendiri

         Basis data tidak terintegrasi dengan aplikasi lainnya

         Ketergantungan dari pemasok

         Tidak memberikan keuntungan kompetisi

2) Metode Prototip (Prototyping)

Prototyping adalah pengembangan yang cepat dan pengujian terhadap model kerja (prototipe) dari aplikasi baru melalui proses interaksi dan berulang-ulang yang biasa digunakan ahli sistem informasi dan ahli bisnis.

Keunggulan prototyping adalah :

1.    Adanya komunikasi yang baik antara pengembang dan pelanggan.

2.    Pengembang dapat bekerja lebih baik dalam menentukan kebutuhan pelanggan.

3.    Pelanggan berperan aktif dalam pengembangan sistem.

4.    Lebih menghemat waktu dalam pengembangan sistem.

5.    Penerapan menjadi lebih mudah karena pemakai mengetahui apa yang diharapkannya.

kelemahan prototyping adalah :

1.    Pelanggan tidak melihat bahwa perangkat lunak belum mencerminkan kualitas perangkat lunak secara keseluruhan dan belum memikirkan peneliharaan dalam jangka waktu yang lama.

2.    Pengembang biasanya ingin cepat menyelesaikan proyek sehingga menggunakan algoritma dan bahasa pemrograman sederhana.

3.    Hubungan pelanggan dengan komputer mungkin tidak menggambarkan teknik perancangan yang baik.

3) Metode Pengembangan Oleh Pemakai (End User Computing Atau End User Devolopment)

Jika dampaknya sempit, yaitu hanya pada individu pemakai sistem yang sekaligus pengembang sistem itu saja, maka EUC (end user computing) dapat dilakukan. Sebaliknya jika dampaknya luas sampai ke organisasi, pengembangan sistem EUC akan berbahaya, karena jika terjadi kesalahan, dampaknya akan berpengaruh pada pemakai sistem lainnya atau pada organisasi secara luas.

Kelebihan

         Menghindari masalah kemacetan di departmen sistem informasi jika harus dikembangkan di departmen tsb.

         Kebutuhan pemakai sistem dapat lebih terpenhi.

         Meningkatkan keterlibatan pemakai didalam pengembangan sistem.

Kekurangan

         Tidak semua pemakai sistem mempunyai pemahaman tentang teknologi sistem informasi.

         Memiliki risiko mengganggu bahkan merusak sistem informasi lain.

         Kelemahan teknis.

4) Metode Outsourcing

Outsourcing adalah metode penggunaan sumber daya manusia yang berasal dari pihak eksternal (pihak ketiga) untuk menangani atau membangun sistem perusahaan dengan cara membeli aplikasi dengan vendor.

Perbedaan metode konvensional dengan metode alternatif. Dengan metode pengembangan secara konvensional, yaitu metode siklus hidup pengembangan sistem, yang dikembangkan oleh analisis sistem. Alasan menggunakan metode ini digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang kompleks. Selanjutnya pengembangan sistem teknologi informasi alternatif model paket dilakukan dengan membeli paket perangkat lunak yang ada. Paket sekarang banyak tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti tersedia di pasaran karena banyak aplikasi bisnis yang bersifat umum seperti misalnya aplikasi akuntasi, keungan dan aplikasi-aplikasi lainnya. Jika paket tersedia perusahaan tidak perlu merancang dan menulis program sendiri aplikasinya.di dalam memilih paket, terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan yaitu :

1) spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan,

2) ketersedian paket,

3) mengevaluasi kemampuan paket.

Apabila paket tidak tersedia, prioritas kedua biasanya jatuh pada outsourcing. Berikutnya yang perlu dipertimbangkan adalah metode prototyping. Metode prototyping banyak digunakan untuk mengembangkan sistem teknologi informasi yang harus segera dioperasikan.

1.      Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan computer yang mencakup pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengawasan hasil olahan tersebut. Pengertian diatas menunjukan dengan jelas bahwa langkah pertama dalam proses pengolahan data ialah pengumpulan data. Para pengambil keputusan memerlukan informasi yang bermutu tinggi. Oleh karena itu para tenaga professional yang berkecimpung dalam kegiatan pengolahan data harus berupaya agar dalam menjalanka fungsinya, terdapat jaminan bahwa mutu data yang dikumpulkan tinggi, relevan dengan kepentingan pemakai, digali dari sumber yang dapat dipercaya baik internal maupun eksternal.

Langkah kedua ialah pengolah data, yaitu proses mengubah bentuk dan makna data menjadi infomasi dan dapat digunakan dalam mendukung berbagai kegiatan pengambilan keputusan. Perubahan bentuk dan makna tersebut bersifat kritikal karena pada dirinya data tidak mempunyai nilai instrinsik bagi pengambilan keputusan.

Langkah ketiga ialah penyimpanan. Keluaran pengolahan data berupaya informasi harus disimpan sedemikian rupa sehingga keamanannya terjamin, hemat biaya dan mudah ditelusuri dan diambil apabila diperlukan. Pentingnya pengamanan informasi dapat dilihat dari paling sedikit tiga sudut pandang, yaitu agar tidak jatuh ketangan orang atau pihak yang tidak berhak, aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat, aman terhadap kerusakan karena tempat dan cara penyimpanan yang tidak tepat, aman dari bahaya kebakaran.

Langkah ke empat ialah pengawasan. Maksudnya ialah agar system pengolahan data yang sudah ditetapkan diikuti sepenuhnya oleh para penanggung jawabnya. Artinya urutan langkah yang perlu diambil benar-benar diikuti karena dengan demikian mampu menghasilkan informasi yang memenuhi kebutuhan berbagai pihak yang memerlukan.

2.      Software Jadi

Software ini sudah dibuat di awal berdasarkan riset ke lapangan sehingga secara pasti penyedia sudah membuat paket-paket edisi yang cocok untuk berbagai bidang usaha yang ada di lapangan baik skala mikro, kecil, menengah, maupun besar. Perusahaan melalui pebisnis atau pegawai yang bersinggungan langsung dengan akuntansi dapat langsung memilih edisi apa yang cocok atau paling tidak nyaris mendekati dengan alur bisnisnya. Tentunya sebelum memilih edisi yang sudah jadi ini, perusahaan berhak konsultasi kepada tim konsultan produk penyedia secara perinci sehingga memperoleh rekomendasi yang tepat. Karena jenis software ini sudah dibuat diawal tanpa dimungkinkannya pengubahsuaian program (tidak dapat dimodifikasi) namun hanya dimungkinkan upgrade fasilitas, layanan purnajual pun terjamin, katakanlah pelatihan (training) dan layanan bantuan baik gratis maupun berbayar. Penyedia menyajikan layanan training agar pengguna bisa belajar, memahami, dan menyesuaikan diri dengan prosedur input di software jadinya.

Sasaran perusahaan akan software jadi ini tidak harus selalu perusahaan besar, tetapi juga institusi pendidikan, jasa, nirlaba, perusahaan skala kecil bahkan dapat juga diimplementasikan untuk pembukuan rumah tangga. Inilah mengapa software ERP dengan model yang sudah jadi ini banyak menjadi incaran perusahaan dengan pertimbangan ke-simpel-annya, implementasi cepat, dan jaminan layanan purnajualnya. Software jadi ini bisa juga disebut sebagai software semi-ERP.

Software Pesanan

Menurut namanya, software ini memang dibuat berdasarkan pesanan perusahaan alias belum ada wujud barunya jika belum ada yang memesan. Penyedia akan membuat software ERP model pesanan ini jika ada perusahaan yang menjadi prospek proyeknya. Karena modelnya berupa pesanan, banyak tahapan yang harus dilalui oleh perusahaan agar pertimbangan memilih software ini tidak salah langkah. Adapun tahapan yang harus dilalui sebagai berikut:

1.      Persiapkan data secara perinci alur kegiatan bisnis yang terdiri dari setidaknya 3 alur utama yakni kegiatan operasional, kegiatan keuangan dan akuntansi, dan kegiatan departemen sumber daya manusia (HRD).

2.      Pertimbangkan apakah langkah menggunakan software ERP modifikasi/ pesanan ini dapat mengembangkan kinerja perusahaan dan bagaimana proyeksinya.

3.      Pertimbangkan apakah para pelaku usaha/ tenaga kerja sanggup mengimplementasikan software ERP model ini.

4.      Pertimbangkan anggaran beban yang harus dikeluarkan untuk investasi di software ERP pesanan ini.Pemilihan penyedia/ vendor yang bonafide.

5.      Konsultasikan secara lengkap semua poin 1 hingga 5 kepada penyedia.

Ini adalah 6 poin utama yang harus dilalui meskipun ada poin lainnya yang mungkin bisa ditambahkan. Dari uraian di atas, yang akan terlintas di pikiran Anda pasti pemilihan software model ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan berskala besar. Ya, pemikiran Anda tepat. Pasalnya dana yang wajib diinvestasikan untuk satu sistem ERP pesanan ini biasanya tidak kurang dari ratusan juta rupiah dan tentunya memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan agar bisa memulai implementasinya (ini pun baru tahap awal).

Adapun kendala yang ditemui untuk memulai penerapan software ERP pesanan adalah sebagai berikut:

1.    Investasi sangat mahal sebab ERP model modifikasi ini merupakan software yang bias

diubahsuai (modified) berdasarkan kebutuhan perusahaan.

2. Tidak ada jaminan keberhasilan implementasi di suatu perusahaan meskipun ada juga

perusahaan yang telah membuktikan keberhasilannya.

3. Karena ia dibuat berdasarkan pesanan alur operasional perusahaan, proses

pembuatannya tidak jarang memerlukan waktu berbulan-bulan bahkan tahunan.

4. Hal ini dapat terjadi karena pihak penyelenggara harus menguji coba software

buatannya dan memastikan sedikit bug yang kemungkinan muncul.

5. Lamanya pengembangan software dan implementasi inilah yang menjadi salah satu

sebab harganya sangat menjulang tinggi.

6. Pelatihan yang berterusan kepada para pegawai yang menjalankan sistem ini.

7. Biaya layanan purnajual seperti pemeliharaan dan bantuan yang cukup besar dan

biasanya dibayar di muka untuk jangka waktu tertentu.

Oleh sebab itu, investasi di bidang software ERP harus dimulai dengan pembelajaran

pengalaman dari suksesor terdahulu diiringi dengan metode perencanaan yang tepat.

Sebaiknya kenali skala bisnis Anda dan kenali kebutuhan yang tepat.

Apakah software ERP tailor made cocok untuk Anda? Jika ini bukan pilihan Anda, Anda

layak mengintip software akuntansi dan manajemen bisnisyang kami sediakan dengan

mudah untuk berbagai jenis bidang usaha. Intip di banner di bawah ini dan rasakan

langsung kemudahannya.

Daftar pustaka:

Wahyu aprilia, http://apriliawp98.blogspot.com/2018/01/sumber-daya-komputasi-dan-komunikasi.html  (02 januari 2018)

Widuri muthiara, http://muthiara086.blogspot.com/2017/04/forum-sim-5-pada-tugas-studikasus.html  (03 april 2017)