4, sisitem informasi manajemen, anggia putri rahayu, hapzi ali, terbentuknya kantor maya, mercu buana, 2018

Terbentuknya kantor maya

Konsep virtual office diterapkan pertama kali di kantor regional Xerox di Waltham, Negara bagian Massachusetts. Xerox memutuskan memakai konsep ini karena konsep konvesional di mana sebuah kantor dengan computer mainframe yang menyimpan data base maupun mengelolah penjualan produk, salesman, inventory dan sekelompok salesman yang akan mendatangi calon pembeli pada daerah masing – masing, di mana jika terjadi transaksi akan melewati banyak langkah kerja. Adanya gagasan tentang virtual office dikarenakan kesibukan orang yang semakin banyak, dan tidak mungkin ada di dua tempat. Oleh karena itu, orang mulai memikirkan bagaimana bisa mengurus banyak bisnis sekaligus tanpa menggunakan banyak waktu dan biaya untuk pertemuan langsung. Apalagi jika bisnis itu bertaraf internasional sampai ke lain benua. Dan pekerjaan kantor dapat dilakukan pada lokasi geografis manapun selama tempat kerja tersebut terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.
Kantor maya muncul karena perkembangan tekhnologi computer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil. Kecenderungan orang untuk berpindah – pindah atau mobile sehingga pemanfa’atan sarana telekomunikasi khususnya telepon seluler semakin diperlukan. Pemanfaatan sarana komunikasi jaringan internet untuk melakukan hal – hal yang sifatnya teleprocessing (ATM dan e-commerce) tumbuh pesat. Hal – hal tadi didukung mahalnya sewa lahan di kantor – kantor besar mendorong tumbuhnya kantor maya, sehingga orang tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor dapat dilakukan di manapun. Teknologi dunia sudah sangat pesat sekali,dari tiap tahun ke tahun pasti mengalami perubahan yang hebat pada kehidupan. Apalagi di indonesia saat ini  sedang mengalami perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat dan sudah banyak sekali sudah perusahaan-perusahaan besar yang berdiri. Sehingga banyak perusahaan baik perusahaan besar maupun kecil berlomba-lomba untuk menerapkan teknologi yang ada maka dari itu Setiap perusahaan itu pastinya akan memiliki cabang-cabang perusahaan. 

Persepsi saya  mengenai kantor maya, bisnis ini bagus dijalankan karena menghemat waktu juga menghemat biaya. Dengan menhemat waktu maksudnya kita sebagai pembisnis bisa melakukan transaksi jual-beli kapan saja. Dan maksud dari menghemet biaya itu kita sebagai pemilik bisnis tidak perlu menyewa lahan  membangun perusahaan,cukup dengan membuat website atau social media lain nya di internet

Information systems are developed to support organizatinal levels and areas

Sistem informasi digunakan untuk memenuhi kebutuhan informsi umum para manager perusahaan, dimana sistem informasi eksekutif dirancang untuk digunakan oleh manager tingkat strategis perusahaan dan 5 sistem informasi seperti: sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi, sstem informasi keuangan, sistem informasi SDM dan sistem informasi sumber daya informasi,dirancang untuk tingkat lebih rendah. Sistem-sistem ini dirancang khusus untuk organisasi fisik, yaiu cara bagaimana sumber daya fisik (manusia,bahan baku,mesin,dan uang) dialokasikan ke area-area fisik perusahaan-anak perusahaan global,divisi,wilayah,distrik,cabang dst.

 

Bidang aplikasi sistem informasi yang banyak dipakai perkntoran

1.pengolah kata

Pengolahan kata adalah penggunaan alat elektronik(komputer) yang secara otomatis menyediakan banyak fasilitas yang diperlukan untuk menyiapkan, menyimpan, dan mencetak dokumen seperti surat,naskah buku,jurnal,paper,dsb.

2.surat elektronik

Surat elektronik atau email adalah penggunaan peralatan elektronik yang berada dalam suatu jaringan seperti LAN atau internet untuk menympaikan surat ke komputer lainnya. Setiap oang yang memiliki email harus memiliki email account terlenih dahulu. Ketika seseorang mengirim email ke suatu alamat  maka surat itu akan disampaikan ke mailbox yang sesuai alamat tersebut. Penerima email akan menerima surat ini saat dia membuka mailbox nya.

3.surat suara

Surat suara atau voice mail serupa dengan email tetapi bedanya voice mail mengharuskan pesan yang direkam dalam bentuk suara kemudian disimpan pada mailbox penerima. Sistem ini menggunakan komputer yang menyediakan mailbox bagi tiap penggunanya. Surat yang direkam diubah ke digital kemudian disimpan dalam mailbox storage,ketiak penerima membuka mailboxnya maka pesan suara digital diubah kembali ke suara analog.

4.fax

Fax merupakan fasilitas yang dapat digunakan untuk mengirim dokumen dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui saluran telepon. Mesin fax pengirim meng-scan dokumen mejai signal analog dan kemudian mentransmisikan signal ini melalui saluran komunikasi (telepon), setelah sampai ditujuan mesin fax penerima akan mngubah sinyal menjadi cetakn dokumen pada kertas. Komputer daat dilengkapi dengan modern dan prangkat lunak fax sehingga dapat mengirim dokumen yang dibuat pengolah kata sebagai dokumen fax.

Implementasi sistem informasi manajemen yang digunakan PT Niaga Swadaya

saat ini telah memberikan banyak manfaat dalam meningkatkan efisiensi, efektivitas, komunikasi, kolaborasi, dan daya saing perusahaan. Namun, sistem informasi yang digunakan saat ini harus terus dikembangkan dan senantiasa berorientasi ke masa depan. Berikut ini beberapa hal penting yang perlu diperhatikan agar sistem informasi manajemen yang digunakan PT Niaga Swadaya senantiasa dapat memberikan keunggulan yang besar bagi perusahaan.

1.    Meningkatkan kualitas SDM Peran SDM dalam perusahaan tidak dapat digantikan oleh teknologi secanggih apapun, karena manusia lah yang akan menjadi operator dari teknologi itu sendiri. Oleh karena itu, SDM yang berkualitas, khususnya dalam bidang teknologi sistem informasi, sangat diperlukan untuk mendukung berjalannya sistem informasi manajemen dengan baik.

2. Membangun sistem forecasting kebutuhan stok PT Niaga Swadaya membutuhkan suatu sistem yang dapat membantu kecepatan dan ketepatan dalam memproduksi atau menyediakan barang sesuai dengan permintaan customer. Salah satu sistem yang dapat digunakan untuk membantu perusahaan dalam menyediakan informasi tersebut adalah system forecasting kebutuhan stok. Dengan sistem ini perusahaan dapat memperkirakan jumlah stok yang harus tersedia sesuai kebutuhan secara akurat. Sistem ini sangat diperlukan untuk meningkatkan daya jual produk sesuai kebutuhan pembeli dengan cepat dan tepat, karena potensi loss selling dapat diprediksi sebelumnya.

3. Mengoptimalkan Penggunaan Teknologi Informasi (TI) Sistem teknologi informasi yang telah dikembangkan oleh PT Niaga Swadaya harus dioptimalkan penggunaan sehingga dapat menjadi media komunikasi yang efektif bagi departemen pemasaran khususnya dan meningkatkan citra perusahaan secara keseluruhan pada umumnya. Dengan demikian sistem yang dikembangkan tersebut dapat menjangkau tidak hanya customer di Indonesia saja, namun juga dapat menjaring customer yang berasal dari luar negeri. Hal ini dapat dilakukan dengan menggunakan media social network dan website perusahaan. Performa website yang baik, yaitu dapat diakses dengan cepat, desain yang menarik, mudah dioperasikan dan penyediaan link review serta bahasa selain Indonesia (Inggris, Jepang, Jerman atau bahasa Internasional lainnya) diharapkan akan mampu meningkatkan perkembangan bisnis PT Niaga Swadaya ke depannya. Pemanfaatan website yang optimal akan memperluas pangsa pasar, baik di dalam negeri maupun di luar negeri.

 4. Membangun sistem Internet Banking Pengembangan dalam sistem internet banking yang diterapkan perusahaan dapat memberikan lebih banyak kemudahan bagi para customer dalam melakukan berbagai transaksi pembayaran, misalnya dengan sistem pembayaran melalui handphone (mobile).

5. Meningkatkan Customer Relationship Management (CRM) Pemanfaatan segala bentuk interaksi dengan customer, baik melalui telepon, email atau masukan di situs dapat dioptimalkan untuk meningkatkan penjualan dan pemasaran produk-produk PT Niaga. Untuk itu, PT Niaga Swadaya perlu memberlakukan sistem CRM ini sebagai suatu strategi bisnis yang utuh dan menyeluruh yang memungkinkan pengelolaan hubungan dengan para customer-nya secara efektif. Dengan demikian retensi dan loyalitas customer akan tercipta karena mereka merasakan kepuasan yang maksimal atas pelayanan yang diberikan perusahaan. Seluruh program pengembangan tersebut di atas tidak hanya bertujuan untuk meningkatkan penjualan saja, namun juga dapat meningkatkan daya saing perusahaan di era pasar global di mana masyarakat dari seluruh dunia berpeluang untuk menjadi customer PT Niaga Swadaya.

Daftar pustaka:

Raja,2013 http://badry7.blogspot.com/2013/10/makalah-virtual-office-kantor-maya.html  (19 0ktober 2013)

Azwary robby, http://robbyazw.blogspot.com/2012/05/sistem-informasi-perkantoran-sistem.html

Kelompok eboni, http://desi47e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/01/Implementasi-Sistem-Informasi-dalam-Perusahaan1.pdf